一般個人使用通訊錄，為每個人自己建立的通訊錄，如果有更換裝置、更換手機，就需要將通訊錄匯出、匯入。
不同裝置間可能因為支援不完全，在匯出匯入時因為格式造成亂碼需要處理。
或不同使用者須各自維護通訊錄清單，造成訊息的漏傳。

全域群組通訊錄則是將群組通訊名單存在伺服器，無論使用哪個平台皆可以寄到該群組通訊錄清單。
全域群組通訊錄的申請，管理者(可設定多人)可以維護清單，清單內的所有人皆可以看到自己在這份清單裡。

適用時機：單位、小組、計畫...等，可以申請一全域通訊錄進行寄信，管理者可自行增減帳號內的成員。
可建立一通訊錄，該通訊錄內使用者皆可收到信件。

須提供
1.管理者帳號(本校@mail)
2.欲申請帳號地址(英文+數字為主)
3.中文名稱(用途)
4.填入此通訊錄內名單